Notă de informare vizitatori

Stimat Oaspete/ Invitat/ Vizitator,

Prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal in mod legal, echitabil si transparent si asiguram securitatea si confidentialitatea acestora, in conditiile prezentate mai jos.

Prin prezentarea si/ sau ramanerea la locatie[1] subsecvent comunicarii prezentului document:

  • atestati ca ati fost informat asupra acestor conditii,
  • declarati ca sunteti de acord cu prelucrarea realizata in acest mod, atat pentru propriile date, cat si ale minorilor care va insotesc (strict pentru datele colectate in ceea ce ii priveste pe minori),
  • intelegeti si va asumati faptul ca pe langa consimtamantul dvs., in contextul raporturilor noastre sunt aplicabile si alte temeiuri legale de prelucrare,
  • intelegeti si va asumati ca in cazul in care efectuati rezervari si in numele si pe seama altor persoane/ sunteti organizatorul unui eveniment desfasurat la locatie/ aduceti oaspeti/ invitati la locatie aveti raspunderea de a comunica persoanelor din grup/ oaspetilor/ invitatilor dvs. prezentul document. Documentul va fi la dispozitia dvs. si a oaspetilor/ invitatilor dvs. si la locatie (ex. receptie/ frontdesk/ restaurant)

Pentru mai multe detalii ne puteti consulta Politica de Confidentialitate si Politica de supraveghere video disponibile in pagina web https://singurenimanor.com/. In contextul consultarii paginii web, puteti accesa inclusiv Politica noastra de Cookies.

  1. Datele operatorului

Societatea POIANA CAILOR S.R.L, de nationalitate romana, cu sediul in Bucureşti Sectorul 6, Calea Giuleşti Nr. 333, Cladirea C2, camera nr. 15, Etaj 1,  avand Nr. de ordine la Registrul Comertului J40/1605/2021, CUI 43649991,  E-mail contact@singurenimanor.com, in atentia Responsabilului pentru protectia datelor.

  1. Datele colectate
  • In contextul serviciilor de cazare (si a serviciilor adiacente cazarii): datele din rezervarea plasata in prealabil si fisa de cazare, datele din CI/ pasaport/ documentul de identificare prezentat, sex, telefon, e-mail, cont bancar, date de geolocatie aferente sejurului (implicit), cetatenie, data si loc nastere, semnatura;
  • In contextul altor servicii (inclusiv restaurant)/ activitati pentru care optati la locatie, fara cazare: datele din rezervarea plasata in prealabil (daca este cazul), nume, prenume, adresa de e-mail, numar de telefon, sex (implicit), cont bancar in contextul platilor cu cardul;
  • In contextul activitatilor care se desfasoara pe baza de Declarație de luare la cunoștință și de asumare a riscului și a răspunderii, suplimentar: datele din CI/ pasaport/ documentul de identificare prezentat, data si loc nastere, semnatura;
  • In contextul prezentarii si accesului la locatie: imaginile vizuale (inclusiv in cadrul deplaaarilor in incinta, in spatiile supravegheate) si numarul de inmatriculare al autoturismului dvs., capturate prin camere video; numele si prenumele in contextul controlului de acces;
  • Date pe care ni le furnizati voluntar/ in contextul unor instructiuni specifice de servicii/ prestare/ acces la activitatile din locatie;
  • Contextual/ nesolicitat, date speciale/ sau nu (referitor la rasa, etnie, religie, orientare politica, convingeri filozofice sau de natură similară, apartenenta la grupuri sindicale sau profesionale, profesie, stare civila, obiceiuri si preferinte, orice alte date ce tin de identitatea fizica, fiziologica, economica, culturala sau sociala care pot fi utilizate pentru identificarea directă sau indirecta a dvs.) inerente/ deductibile din natura/ scopul/ contextul evenimentului/ conferintei la care participati, serviciului/ activitatii pentru care optati;
  • Strict cand e necesar, date privind starea de sănătate (ex: daca prezentati semne de infectare cu Covid-19/ afectiuni care pot pune in pericol siguranta altor oaspeti pe durata sejurului sau care ar implica masuri urgente pentru siguranta dumneavoastra/ afectiuni de care este conditionat accesul la anumite servicii/ activitatii la locatie);
  • Date de geolocatie (loc, data, ora in care va aflati la un moment dat) – in contextul rezervarilor/ prin bratarile de monitorizare in spatiul forestier invecinat (furnizate strict la cererea dvs.)
  • Pentru acei vizitatori, altii decat oaspetii/ invitatii oaspetilor: datele aferente prezentarii si accesului la locatie, indicate mai sus, societatea/ autoritatea angajatoare si functia in cazul in care actionati ca reprezentant, precum si alte date impuse de titlul si scopul pentru care sunteti prezenti la locatie;
  • In cazul in care optati pentru comunicari de marketing: adresa de e-mail.
  1. Scopurile si temeiurile prelucrarii

Scopurile prelucrarii:

  • Datele colectate in contextul contractarii de servicii/ activitati si comunicari aferente: negocierea, semnarea si executarea contractelor si gestionarea oricaror aspecte conexe acestor etape;
  • Datele colectate in contextul prezentarii si accesului la locatie, precum si cele aferente camerelor de supraveghere: control de acces si securizare locatie (inclusiv sub aspectul unor masuri de sanatate care s-ar impune in contexte epidemiologice/ de risc); investigare incidente la locatie; interventie prompta in caz de incidente;
  • Restul datelor precizate de punctul 2 nu sunt prelucrate in alte scopuri:
  • Pentru toate datele colectate: indeplinirea obligatiilor legale ale societatii, date de specificul activitatii si al operatiunilor derulate, furnizarea catre autoritati si instante in cadrul contralelor/ la solicitarea acestora; apararea drepturilor si intereselor legitime prevalente ale societatii, inclusiv in caz de litigii si diferende.

Temeiurile prelucrarii

  • consimtamantul dvs. (cel direct; pentru marketing; bratari de monitorizare si implicit, pentru restul datelor), conform art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR)
  • incheierea si executarea contractului asumat fata de dvs., conform art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR
  • indeplinirea obligatiilor care ne revin conform legii, conform art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR
  • prezentare in caz de control/ solicitari de la autoritati, conform art. 6 alin. (1) lit. c) si f) GDPR
  • pentru masuri de sanatate si securitate la locatie/ anchete epidemiologice/ acces la servicii si activitati specifice, conform art. 6 alin. (1) lit. d) GDPR
  • exercitarea drepturilor si intereselor noastre legitime de promovare si desfacere servicii, solutionare litigii/ diferende, conform art. 6 alin. (1) lit. e) GDPR.
  1. Durata de prelucrare si stocare
  • datele din rezervari/ achizitii de vouchere/ contracte/ comunicari contractuale: 5 ani de la incetarea in orice mod a raporturilor dintre parti
  • pentru contractele cu componenta de cazare, durata de pastrare a datelor din Fisele de cazare: 5 ani de la completare, conform legii
  • pentru date cuprinse in documente financiar/ contabile, pe duratele prevazute de lege/ in lipsa une stipultii minime legale mai lungi, 5 ani
  • in cazul solicitarilor privind datele cu caracter personal – 3 ani de la comunicare raspuns
  • datele capturate prin camere – 20 de zile de la inregistrare
  • datele colectate prin bratarile de monitorizare: pe durata purtarii, maxim 5 zile dupa;
  • in caz de incidente/ conflicte/ diferende, termenele de mai sus se pot prelungi pana la investigare/ solutionare definitiva /pe durata solicitata de autoritati.
  1. Destinatari. Transferul datelor

Datele dvs. vor fi accesibile strict angajatilor si colaboratorilor interni expres desemnati in fluxul de prelucrare, precum si colaboratorilor externi care actioneaza ca departamente externalizate/ interpusi in executie/ prestatorilor de servicii juridice/ fiscal-contabile/ de securitate s.a in contextul indeplinirii obligatiilor noastre legale/ celor dispuse de autoritati si apararii drepturilor si intereselor noastre legitime.

O parte a datelor colectate, sunt prelucrate in numele nostru de catre societatea-mama a grupului de apartenenta si o serie de alte date pot fi transferate intra-grup, in functie de alocarile logistice si de personal, necesare in contextul negocierii, incheierii, executarii, incetarii si solutionarii oricaror aspecte care intereseaza cadrul nostru contractual.

  • De regula, nu facem transfer de date in afara UE. Datete furnizate pentru comunicarile de marketing si datele aferente Cookies din pagina noastra web sunt prelucrate de un tert prestator, din afara spatiului UE. Pentru transferurile care nu sunt asimilate conform GDPR celor din cadrul UE, si care ar fi susceptibile la riscuri mai ridicate pentru drepturile si interesele dvs. legitime (ex: risc in contextul transferului, dificultati in exercitarea drepturilor si pentru constrangerea operatorului/ persoanei imputernicite de operator la respectarea drepturilor ori la plata de despagubiri) asiguram garantii adecvate a conformitatii prelucrarii pe baza contractuala cu destinatarul datelor.

Pentru mai multe informatii privind datele colectate din mediul online, va rugam sa consultati Politica noastra de Confidentialitate si Cookies, disponibile in site.

  1. Drepturile dumneavoastra

Dreptul de acces  –  de a obtine o confirmare din partea noastra daca va sunt/ nu va sunt prelucrate datele si referitor la conditiile prelucrarii.

Dreptul la portabilitatea datelor, daca acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic dreptul de solicita transferul datelor  direct altui operator.

Dreptul la opozitia prelucrarii datelor – Atunci cand prelucrarea datelor are drept scop marketingul direct, aveti dreptul  de a va opune prelucrarii in orice moment. In functie de circumstante, opozitia poate duce la imposibilitatea prestarii serviciilor/ onorarii solicitarii, pentru care exista si alte temeiuri de colectare.

Dreptul la rectificarea datelor incomplete/ inexacte/ care s-au schimbat intre timp – Societatea va putea face si actualizari de date din proprie initiativa.

Dreptul la stergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – daca nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, va retrageti consimtamantul/ va opuneti prelucrarii si nu mai exista alt temei de prelucrare, datele au fost prelucrate ilegal sau trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale.

Dreptul la restrictionarea prelucrarii – dreptul ca fara a obtine stergerea datelor sa se solicite marcarea lor si prelucrarea limitata, in urmatoarele cazuri:

  • se contesta exactitatea datelor pe care le prelucram, pe o perioada care permite verificarea corectitudinii datelor;
  • prelucrarea este ilegala, iar persoana in cauza se opune stergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restrictionarea;
  • societatea nu mai are nevoie de datele cu caracter personal in scopul prelucrarii, dar persoana in cauza le solicita pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta;
  • va opuneti prelucrarii pentru intervalul de timp in care se verifica daca drepturile legitime ale societatii prevaleaza asupra drepturilor dvs. in calitate de persoana vizata.

Dreptul de a depune o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal – in cazul in care considerati ca societatea incalca dispozitiile legale in materia prelucrarii datelor.

Dreptul de a fi informat – în cazul încălcării securității datelor dumneavoastra, de natură a va pune sub un risc ridicat drepturile și interesele, cu exceptiile stabilite de lege.

 

Solicitarea trebuie formulata in scris, cu indentificare adecvata. Va vom raspunde in termen de cel mult 30 de zile de la receptionare. Acest termen poate fi prelungit cu informarea dvs. prealabila si motivata, cu doua luni, cand legea ne permite.

In contextul exercitatii drepturilor dvs. privind datele colectate prin camere:

  • vom da curs unei solicitari de transfer/ stergere a datelor strict daca datele altor persoane pot fi separate/ confidentializate in mod corespunzator si la costuri rezonabile
  • dreptul la rectificare – de principiu, inaplicabil in raport de specificul prelucrarii.

In cazul in care sunteti de acord sa primiti informatii privind campanii/ promotii/ evenimente ne puteti raspunde in sensul: Sunt de acord sa primesc oferte promotionale si informari privind serviciile oferite de operator la un moment dat.

 

[1] Incinta „Singureni Manor”